Was verbirgt sich hinter den Ideen-Treffen?
Stand: 14.04.2025Wollen Sie wissen, was in Ihrer Organisation gut läuft und wo es hakt? Sind Sie auf der Suche nach einem Verfahren für die Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung oder einem Analyseinstrument für Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement? Haben Sie eine Mitarbeitendenbefragung durchgeführt und wollen nun passende Maßnahmen finden?
Mit den Ideen-Treffen steht Ihnen für diese Anlässe ein bewährtes moderiertes Gruppenverfahren zur Verfügung.
Ideen-Treffen
Die Ideen-Treffen sind eine Methode der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), die bereits in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wurde. Die allgemeinen Informationen dazu finden Sie in der dazugehörigen Broschüre und auf der Homepage der DGUV.
Bevor Sie ein moderiertes Gruppenverfahren starten, ist es sinnvoll zu überlegen, welche Ziele Sie damit verfolgen und ob die Ideen-Treffen für Ihre Organisation die geeignete Methode darstellen. Die folgenden Informationen können Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen.
Was sind Ideen-Treffen?
Ideen-Treffen sind moderierte Gruppenverfahren, die in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden. Diese laufen nach einem festgelegten Muster ab und dauern in der Regel eine Stunde. Mitarbeitende tauschen sich dabei über arbeitsplatzbezogene Themen aus und entwickeln direkt Ideen und Lösungsvorschläge.
Wann setzt man Ideen-Treffen ein?
Arbeitgebende sind nach dem Arbeitsschutzgesetz dazu verpflichtet im, Rahmen der Gefährdungsbeurteilung die psychische Belastung zu berücksichtigen. Anders als bei anderen Gefährdungsfaktoren, zum Beispiel Lärm, empfiehlt es sich bei der psychischen Belastung, die Beschäftigten bereits bei der Ermittlung zu beteiligen. Auch eine Bewertung des Risikos nehmen die Beteiligten selbst vor, indem sie die erfahrene Beanspruchung durch die verschiedenen Themen und deren Dringlichkeit gewichten.
Die Ideen-Treffen unterstützen Sie und Ihre Organisation dabei, alle Gestaltungsbereiche bereichs-und tätigkeitsbezogen zu beurteilen. Maßnahmen, die sich aus der Beurteilung ergeben, können sich dabei sowohl auf die Arbeitsbedingungen als auch auf die Kompetenzen der Beschäftigten beziehen. Mit Hilfe der Ideen-Treffen durchlaufen Sie alle Schritte der Gefährdungsbeurteilung.
Im Rahmen eines BGM können die Ideen-Treffen als Instrument zur Ist-Analyse genutzt werden. Gleichzeitig werden gesundheitsfördernde Maßnahmen identifiziert.
Für die Analyse stehen im ersten Schritt verschiedene Vorgehensweisen zur Themenfindung zur Verfügung:
- Die Themen werden durch die Beschäftigten in den Ideen-Treffen selbst festgelegt.
- Es können spezifische Themen, zum Beispiel „Vereinbarkeit Beruf und Familie“, „Sucht“ oder „Pausengestaltung“, vorgegeben werden.
- Aus den Zielen des BGM können Themen abgeleitet und bearbeitet werden.
Neben der Maßnahmenfindung und Dokumentation dienen Ideen-Treffen auch dazu, die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen zu überprüfen.
Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung Psychische Belastung oder eines betrieblichen Gesundheitsmanagements werden häufig Mitarbeitendenbefragungen durchgeführt. Die Ergebnisse einer solchen Befragung geben eine Übersicht über den aktuellen Ist-Zustand und zeigen Gestaltungserfordernisse auf. Die Ideen-Treffen greifen im Anschluss einer Befragung diese Gestaltungserfordernisse auf und führen zu bedarfsgerechten Maßnahmen.
Generell sind die Ideen-Treffen ein flexibel einsetzbares Verfahren, wie weiter unten aufgelistete Beispiele zeigen. Wichtig ist jeweils, den Ablauf und die Struktur der Ideen-Treffen strikt einzuhalten, um eine lösungsorientierte Vorgehensweise zu gewährleisten.
- Arbeitsgruppen (Arbeitsschutzausschuss, Steuerungskreis, Projektgruppen): Die Ideen-Treffen können auch für eine Arbeitsgruppe den nötigen Rahmen bieten, um eine lösungsorientierte Erarbeitung verschiedener Themen und Aufgaben im Themenfeld Sicherheit und Gesundheit voranzutreiben.
- Ideen-Treffen als Maßnahme selbst: Die Ideen-Treffen dienen als regelmäßiges Besprechungsformat zur Förderung der Kommunikation, des Zusammenhalts, der Zusammenarbeit und des Klimas am Arbeitsplatz. Es wird ein Raum für den Austausch zwischen Mitarbeitenden geschaffen. Durch die gemeinsame Arbeit an Lösungen werden diese aktiv in Entscheidungsprozesse und Veränderungsmaßnahmen einbezogen.
Wie laufen die Ideen-Treffen ab?
Der Ablauf der Ideen-Treffen ist immer gleich. Hat man sich auf ein Thema geeinigt, wird dieses mit folgenden drei Fragen genauer gemeinsam besprochen: Was läuft gut? Was läuft nicht gut? Wie könnte man es verbessern? Alle Antworten zu den jeweiligen Fragen werden dokumentiert. In einem Aufgabenblatt werden anschließend die in der letzten Frage gefundenen Ideen mit einem konkreten Umsetzungsplan festgehalten und ebenfalls dokumentiert. Im nachfolgenden Ideen-Treffen wird kurz der Umsetzungsstand abgefragt, bevor das nächste vereinbarte Thema im gleichen Ablauf besprochen wird.
Wie lange dauern die Ideen-Treffen?
Grundsätzlich dauern Ideen-Treffen eine Stunde. Nur beim ersten Treffen einer Ideen-Treffen-Reihe ist es sinnvoll, sich ca. eineinhalb Stunden Zeit zu nehmen, um die Methode und die Regeln vorzustellen. Die Anzahl der Treffen kann individuell festgelegt werden und ist abhängig vom Einsatzgebiet, der Anzahl der Themen und den Rahmenbedingungen in Ihrer Organisation.
Was benötigen Sie für die Durchführung von Ideen-Treffen?
Für die Durchführung von Ideen-Treffen wird eine Moderation benötigt, die sich in ihre Rolle und den Ablauf einarbeiten muss. Außerdem werden Mitarbeitende gebraucht, die sich bereit erklären, am Ideen-Treffen teilzunehmen und aktiv mitzuwirken. Eine wichtige Voraussetzung ist die Offenheit aller Beteiligten, denn die Methode ist nur erfolgreich, wenn Gefährdungen bzw. Probleme konkret angesprochen und in den Diskussionen Meinungen und Erfahrungen offen ausgetauscht werden. Die Treffen können mit und ohne Anwesenheit von Führungskräften durchgeführt werden.
Für welche Organisationen sind Ideen-Treffen geeignet?
Die Ideen-Treffen eignen sich besonders für kleinere Organisationen oder kleine Organisationseinheiten.
Was sind die Vorteile der Ideen-Treffen?
- Beteiligung der Mitarbeitenden: Ideen-Treffen bieten sich an, um die Mitarbeitenden direkt zu beteiligen. Denn oftmals wissen die Mitarbeitenden selbst am besten, wo der Schuh drückt und welche Maßnahmen sinnvoll sein könnten. Zudem steigt die Akzeptanz für die Umsetzung der selbst mitentwickelten Maßnahmen.
- Gemeinsame Problemlösung: Bei Ideen-Treffen geht es nicht darum, Schuldige zu finden, sondern gemeinsam Lösungen für auftretende Probleme zu erarbeiten. Ein kooperativer Ansatz steht im Vordergrund.
- Erkenntnisse für Führungskräfte: Ideen-Treffen ermöglichen Führungskräften und Leitungsebenen, Probleme oder belastende Situationen aus Sicht der Mitarbeitenden zu erkennen. Diese Einblicke sind oft wertvoll, da sie von außen nicht immer sichtbar sind.
Sie möchten die Ideen-Treffen erfolgreich einsetzen?
Der Einsatz der Ideen-Treffen benötigt wie jede andere Methode eine sorgfältige Phase der Abstimmung, Klärung und Vorbereitung in der eigenen Organisation. Auch Fragen der Nachbereitung, z. B. wie mit den gefundenen Ideen umgegangen werden soll oder wie die Belegschaft kontinuierlich über den Prozess informiert wird, sollten möglichst gut im Vorfeld geklärt sein.
Unterstützung durch die Unfallkasse Rheinland-Pfalz
Wir bieten Ihnen Unterstützung bei der eigenständigen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Ideen-Treffen in Ihrer Organisation.
Informieren Sie sich hier auf der Webseite und bei der regelmäßig stattfindenden Informationsveranstaltung, wie der Prozess abläuft.
Ihr Kontakt zu uns:
Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns gerne an oder schicken Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns, Sie zu beraten!
Fachbereich Gesundheit, Kultur und Arbeitsfähigkeit
Telefon: 02632 960-1630
E-Mail: gesundheit-im-betrieb@ukrlp.de