Aufbau- und Ablauforganisation in Unternehmen
Um die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Beschäftigten zu gewährleisten ist eine gute Organisation unumgänglich. Arbeitsunfälle und krankheitsbedingte Fehlzeiten von Beschäftigten sind teuer und stören die Betriebsabläufe. Dabei sind organisatorische Defizite häufig die Ursache für Unfälle und Erkrankungen. In einer guten Organisation mit klarem Aufbau und geregelten Arbeitsabläufen werden Sicherheit und Gesundheitsschutz selbstverständlicher Bestandteil allen Handelns.
Dadurch wird:
- die Rechtssicherheit für den Betrieb/die Verwaltung erhöht,
- die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet und Leid vermieden,
- das Betriebsklima, die Motivation und somit die Produktivität erhöht,
- die Fehlzeiten reduziert und Ausfallkosten gesenkt,
- die Flexibilität erhöht, um z. B. auf neue Aufgaben, Technologien und Unvorhergesehenes zu reagieren und
- die Attraktivität als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber erhöht – „positives Image“.
Die Aufbau- und Ablauforganisation umfasst klare Strukturen (Aufbauorganisation) und die für Sicherheit und Gesundheit wesentlichen Abläufe einer Organisation (Ablauforganisation). Hierbei sind die Beschäftigten und sonstigen Akteure systematisch in alle Prozesse eingebunden.
Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst. Sie legt fest, welche Aufgaben, Befugnisse und Pflichten von welchen Personen, Abteilungen oder Bereichen übernommen werden. Dabei werden für jede Stelle die übergeordneten und unterstellten Personen definiert. Die Festlegung der Aufbauorganisation erfolgt beispielsweise in Form von Organigrammen, Stellenplänen oder Stellenbeschreibungen. Zur Aufbauorganisation gehört auch, bei mehr als 20 Beschäftigten, die Einrichtung des Arbeitsschutzausschusses (ASA).
Die Ablauforganisation beschreibt die die Art und Weise der Betriebsabläufe in ihrer zeitlich-logischen Reihenfolge, die innerhalb einer Organisation existieren. Sie umfasst die Aufgabenverteilung, die Arbeitsabläufe, die Kommunikationswege und die Entscheidungsstrukturen innerhalb des Unternehmens und steht somit im Einklang zur Aufbauorganisation. Vereinfacht kann man sagen, die Ablauforganisation beschreibt, wer was mit wem, wann, wie und in welcher Reihenfolge abarbeitet. Beschrieben wird dies zumeist in Dienst- und Verfahrensanweisungen, Vereinbarungen, Ablaufbeschreibungen oder Prozesshandbüchern. In Sachen Sicherheit und Gesundheit ist die Beurteilung der Arbeitsbedingungen (Gefährdungsbeurteilung) ein zentrales Element der Ablauforganisation.
Die Aufbauorganisation beschreibt die statische Organisationsstruktur und die Ablauforganisation die dynamischen Prozesse innerhalb dieser Organisationsstruktur. Beide müssen im Einklang stehen und aufeinander abgestimmt sein.